тут:

Форма номенклатуры дел организации образец

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

состоянию на 25 января 2005 года
>>. )
Как уже было отмечено, составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения (форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении 1).
Прежде чем рассмотреть особенности составления номенклатуры дел кадровой службы, остановимся на общих требованиях к составлению номенклатуры дел структурного подразделения. Номенклатура дел структурного подразделения будет являться разделом сводной номенклатуры дел организации на год.
Внутри номенклатуры дел каждого структурного подразделения (раздела сводной номенклатуры дел) дела размещаются по группам с учетом степени их важности. В номенклатуру сначала включают дела с организационными документами (уставы, положения, должностные инструкции), затем дела с распорядительными документами вышестоящих организаций, с распорядительными документами данного учреждения, документами коллегиальных органов данного учреждения (протоколы), штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и др.
В пределах каждой группы дела располагаются по срокам хранения: сначала дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет хранения включительно.
Наименования дел, включающие документы, одинаковые по содержанию и разновидности, помещаются рядом. Так, после подлинных приказов включаются дела с копиями приказов- квартальные планы следуют за годовыми- месячные – за квартальными- после них – переписка по планированию. Однородные наименования дел располагаются в номенклатуре по алфавиту корреспондентов или географических названий. Например, сначала помещается дело под заголовком «Переписка по кадровым вопросам с предприятиями Витебской области», затем – «Переписка по кадровым вопросам с предприятиями Могилевской области».
В учреждениях могут быть дела по вопросам, которые не разрешены в течение одного года. Это так называемые «переходящие» дела. Переходящие дела можно условно разделить на несколько групп. Первая группа – дела, не завершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения вопросов, например: «Документы о строительстве здания архива (отчеты, акты, переписка и др.)». Вторая группа – дела , которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм, например: «Журнал регистрации арбитражных дел». Третья группа – дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые ведутся в течение ряда лет (пока дело не достигнет 200-250 листов), например: «Приказы министра об изменении структуры. Копии». Эти дела вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состоит из двух или более томов, а последний том не закончен, то в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела. Если в результате передачи функций одного учреждения другому передаются незавершенные делопроизводством дела вместе с картотеками и документами, они включаются в номенклатуру дел учреждения, принявшего его функции.

Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Не включаются в номенклатуру дел Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники актов законодательства, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие печатные издания.
Учет признаков заведения дел является обязательным условием правильного составления номенклатуры дел. При формировании отдельных статей номенклатуры признаки заведения дел должны отражаться в такой последовательности: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический.
Признаки заведения дел влияют и на расположение статей в пределах номенклатуры. Так, названия дел, наиболее важных по значению с точки зрения номинальной характеристики документов (положения, уставы и т.д.), выдвигаются на первое место. Названия дел, состоящих из документов однородного содержания, помещаются рядом. Названия дел, отражающих авторский, корреспондентский и географический признаки, располагаются в номенклатуре по алфавиту авторов, корреспондентов, географических наименований. Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располагаются в последовательности хронологических периодов, за которые сгруппированы документы.
Номенклатура дел состоит из 5 граф.
В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения номера структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного службой ДОУ (канцелярией), и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, дело может иметь индекс 2-18, где 2 – индекс структурного подразделения, а 18 – номер дела среди всех дел этого структурного подразделения.
Не менее важным является правильное заполнение 2-й графы номенклатуры дел. В этой графе в сводной номенклатуре дел указываются названия разделов и подразделов, а в каждом разделе (номенклатуре дел структурного подразделения) – заголовки дел.

Эта форма номенклатуры дел государственной организации не отличается от формы номенклатуры дел негосударственной организации, в которой есть архив, заключившей договор с государственным архивом.

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждения. К ним добавляется название рода заводимого дела (переписка, документы) или делопроизводственного вида документов (приказы, протоколы, акты), а также данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, указания о подлинности или копийности документов, вопрос (тема, предмет), к которому относится содержание документов заводимого дела. Кроме того, в заголовки дел могут быть внесены названия учреждений, после переписки с которыми образовались документы (корреспонденты). Название учреждения-автора в заголовках дел с перепиской не указывается.
Так, в заголовке дела «Переписка с областными и районными организациями по вопросам учета и распределения кадров» в обобщенном виде названы корреспонденты и вопросы переписки (такое дело составляется, если нет необходимости заводить несколько дел по группам корреспондентов).
В заголовке также может указываться географическое название, к которому относится содержание документов, и время. При этом учитывается целесообразность группировки в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.
Неправильно озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указано действие, например, «Проверки финансово-хозяйственной деятельности и документальных ревизий подведомственных учреждений» (нужно «Акты проверки ...», «Справки проверки ...» и т.д.).
Распространенной ошибкой при формулировании заголовков дел является также неправомерное использование термина «дело». Этот термин употребляется в заголовке тогда, когда в деле объединяются различные по своим разновидностям документы, связанные между собой последовательностью разрешения вопроса. Термин «дело» употребляется также при заведении личных и судебных дел.
В заголовках некоторых дел принято обобщение «документы». Этот термин употребляется тогда, когда в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения, например: «Документы о строительстве завода строительных материалов (сметы расходов, финансовый отчет, акт сдачи в эксплуатацию и др.)»- или: «Документы о проверках финансово-хозяйственной деятельности и документальных ревизий подведомственных учреждений».
Термин «документы» употребляется также при объединении в одном деле приложений к какому-либо одному или нескольким документам, например: «Документы к акту приема-передачи завода ...».
Если дело состоит из одного документа, в его заголовке указывается разновидность документа и дата события: «План научно-исследовательских работ института на 2001 год». Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенклатуру предстоящего года, в течение которого они должны поступать или создаваться в данном учреждении. Так, в номенклатуру дел на 2001 год может быть включен план НИР на 2002 год и отчет за 2000 год, если они составляются в 2001 году.
Заголовки дополнительно формируемых дел, не предусмотренных номенклатурой, вносятся в соответствующие разделы, для чего в конце каждого раздела включают так называемые «резервные» индексы.
Графа 3 номенклатуры заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество частей (томов) по каждому наименованию. Если в течение года заведено несколько томов дела и последний том не завершен, то в номенклатуру дел предстоящего года включаются все тома переходящего дела.
В графе 4 проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи типового или ведомственного перечня (следует помнить, что в некоторых случаях сроки хранения документов могут определяться на основании законов Республики Беларусь и других нормативных правовых актов). В том случае, если в перечне отсутствуют отдельные новые категории документов, экспертная комиссия организации определяет срок хранения на основании их практической и исторической ценности.
Не менее важным является заполнение графы 5 «Примечания». В течение года в этой графе делаются отметки о заведении дел, указываются фамилии ответственных за это лиц, делаются отметки о переходящих делах (например: «переходящие», «продолжается делопроизводством»), о передаче дел в архив учреждения, об уничтожении дел и т.п.
Учитывая общие требования к составлению номенклатуры дел, рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров.
Образец номенклатуры дел отдела кадров приведен в Приложении 2.
Согласно правилам систематизации дел в пределах раздела номенклатуры на первое место вынесены дела с организационными документами (8-1 «Положение об отделе. Копия»- 8-2 «Должностные инструкции сотрудникам отдела. Копии»). В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии. Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразн


Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.


alt="Систематизация и хранение документов - Формы документов. В этом подразделе вы найдете шаблоны и примеры, необходимые для правильной систематизации и хранения документов организации: формирования номенклатуры дел">Форма номенклатуры дел имеет унифицированную форму и ее форма должна соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности (приложение 1 к материалу).

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.


alt="Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 1) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 2)">Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций, форма номенклатуры дел структурного подразделения – в приложении 8.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием К концу календарного года к номенклатуре необходимо оформить по установленной форме итоговую запись.


alt="Номенклатура дел структурного подразделения будет являться разделом сводной номенклатуры дел организации на год. В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном">Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка. подписи Дата. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации (например, директором ООО). В разделе можно составить номенклатуру дел организации по образцу и скачать готовый документ.


alt="В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом.">Форма номенклатуры дел организации, приведенная в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству, включает 5 граф, которые заполняются соответствующим образом.

Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы.


Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. Формы номенклатур дел организации и структурного подразделения приведены в приложениях 4 и 5.Формы номенклатур дел организации и структурного подразделения приведены в приложениях 4 и 5. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации документов в делопроизводстве Следует иметь в виду, что в любой организации, независимо от вида деятельности и формы собственности, есть общие


Номенклатура дел организации называется сводной и состоит из номенклатуры дел всех структурных подразделений. Форма номенклатуры дел организации приведена в приложении № 10, а форма номенклатуры дел структурногоОднако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом. Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.

Внимание, только СЕГОДНЯ!
Поделись в соц.сетях:

Похожее